Welche Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung?
Wer eine Wohnung kauft, erwirbt nicht nur seine eigenen Vier-Wände, sondern auch einen Anteil an dem Gemeinschaftseigentum. Während man in seiner eigenen Wohnung Reparaturen oder auch Renovierungen in Eigenregie durchführen darf, wird es beim Gemeinschaftseigentum schon komplexer.
Denn, wie schon der Name besagt, handelt es sich hier um das Eigentum einer Gemeinschaft. Dieses muss selbstverständlich auch verwaltet werden. Hier kommt die Hausverwaltung (auch WEG Verwaltung) ins Spiel.
Gemeinschaftseigentum- was ist das?
Doch zuerst gilt es den Begriff des Gemeinschaftseigentums zu klären. Hierzu zählen beispielsweise das Treppenhaus, der Hauseingang, die Briefkastenanlage oder auch ein gemeinschaftlich genutzter Garten. Ebenfalls die Außenfassade sowie das Dach zählen zum Gemeinschaftseigentum.
Hinzu kommt, dass gewisse bauliche Änderungen an vermeintlichem Sondereigentum ebenfalls von der Eigentümergemeinschaft bewilligt werden müssen. Sondereigentum ist übrigens die offizielle Bezeichnung der eigenen Wohnung in Abgrenzung zum Gemeinschaftseigentum.
Ein gängiges Beispiel hierfür ist der Balkon. Wer diesen zu einem Wintergarten umfunktionieren möchte, muss dieses Vorhaben mit den anderen Wohnungseigentümern besprechen. Denn sobald das Erscheinungsbild des gesamten Gebäudes betroffen ist, benötigt ein Eigentümer die Zustimmung der Eigentümergemeinschaft.
Gesetzlicher Rahmen: Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG)
Den rechtlichen Rahmen für Wohneigentum bildet das so genannte Wohnungseigentumsgesetz. Dieses regelt die Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer und auch der Verwaltung. Paragraph §21 des Wohneigentumsgesetzes hebt folgende Aufgaben der Verwaltung hervor:
(5) Zu einer ordnungsmäßigen, dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltung gehört insbesondere:
- die Aufstellung einer Hausordnung;die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums;
- die Feuerversicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert sowie die angemessene Versicherung der Wohnungseigentümer gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht;
- die Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung;
- die Aufstellung eines Wirtschaftsplans (§ 28);
- die Duldung aller Maßnahmen, die zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zugunsten eines Wohnungseigentümers erforderlich sind.
Gesetzlich ist man übrigens nicht verpflichtet, die Verwaltung an eine externe Hausverwaltung (WEG Verwaltung) abzugeben. In der Praxis ist dies aber empfehlenswert, denn das Verwalten eines Gebäudes bringt komplexe, zeitaufwendige Aufgaben mit sich und überfordert viele Wohnungseigentümergemeinschaften. Zudem hilft eine neutrale Hausverwaltung im Falle von Unstimmigkeiten zu einer schnellen Konfliktlösung.
Diese Aufgaben übernimmt eine gute Hausverwaltung
Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums umfasst sowohl kaufmännische, administrative als auch technische Aufgaben.
Die Hausverwaltung kümmert sich im Interesse aller Eigentümer um Folgendes:
- Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung
- Protokollieren und zügige Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung
- Erstellen des jährlichen Wirtschaftsplans (unter anderem auch bilden von Rückstellungen für Instandhaltungen, Planen der Kosten für Dienstleister etc.)
- Erstellen der jährlichen Hausgeldabrechnung
- Regelmäßiges Begehen und Prüfen des Gemeinschaftseigentums, um rechtzeitig Mängel aufzudecken
- Planen und Umsetzen von Instandhaltungen, Reparaturen und Modernisierungen
- Überwachen des Budgets gemäß Wirtschaftsplan
- Abwicklung von Versicherungsschäden
- Koordination und Management von Dienstleistern und Handwerkern (z.B. Treppenhausreinigung, Hausmeister, Gehwegreinigung)
- Durchsetzen der Hausordnung (diese wird von der Eigentümergemeinschaft festgelegt)
Selbstverständlich können weitere Services mit der Hausverwaltung im Verwaltervertrag festgehalten werden.
Da eine professionelle Hausverwaltung auf diese Aufgaben spezialisiert ist, profitieren Wohnungseigentümergemeinschaften von der Expertise, der Erfahrung und auch dem Netzwerk der Hausverwaltung.
Ist eine Hausverwaltung auch für Mieter der Ansprechpartner?
Wer in einem Mehrparteienhaus lebt, in dem sowohl Eigentümer als auch Mieter wohnen, kann die Hausverwaltung auch der Ansprechpartner der Mieter sein. Streng genommen ist dies ein eigener Vertragsbestand: denn hier liegt eine Mietverwaltung vor. Oft übernimmt eine Hausverwaltung aber auch diese Aufgaben.
Im Rahmen der Mietverwaltung vertritt der Hausverwalter den Eigentümer gegenüber den Mietern und ist deren erster Ansprechpartner. So kümmert sich der Hausverwalter um die Mietvertragsgestaltung, das Kautionsmanagement, Reparaturen, Instandhaltungen und die jährliche Nebenkostenabrechnung. Bei einem Mieterwechsel kann die Hausverwaltung die Suche nach einem neuen Mieter abwickeln.
Auch wenn die Mietverwaltung theoretisch nicht an die Hausverwaltung abgegeben werden muss, so ist dies doch sinnvoll. Denn die Hausverwaltung ist bereits mit dem Gebäude und den anderen Eigentümern vertraut. Zudem ist es meist kostengünstiger, der bereits tätigen Hausverwaltung auch die Mietverwaltung zu übertragen, anstatt eine weitere Firma zu beauftragen.
Was kostet eine Hausverwaltung?
Eine pauschale Antwort gibt es hier nicht, denn jedes Objekt ist einzigartig und erfordert ein passgenaues Angebot. In der Regel wird ein monatlicher Preis pro Wohneinheit festgelegt.
Dennoch gibt es ein paar Faktoren, die den Preis der Hausverwaltung beeinflussen:
- Die Größe der Immobilie
- Die Lage der Immobilie
- Wie viele Wohneinheiten befinden sich in der Immobilie?
- Zustand des Gebäudes: Fallen viele Reparaturen und Instandhaltungen an oder ist das Gebäude noch „gut in Schuss“?
- Handelt es sich um eine reine Wohneigentumsverwaltung oder gibt es auch anteilige Mietverwaltungen in dem Gebäude?
Neben diesen Faktoren gibt es auch unter Hausverwaltungen -wie in jeder Branche- große Unterschiede. Gibt es einen persönlichen Ansprechpartner? Wie oft wird das Objekt begangen? Welchen Service bietet die Hausverwaltung? Wer sich also auf die Suche nach einer Hausverwaltung macht, sollte nicht nur auf den Preis achten, sondern auf das Gesamtpacket. Letzten Endes ist auch der Faktor Mensch wichtig: Bevor man sich für eine Hausverwaltung entscheidet, sollte man sich persönlich kennenlernen.
Die gute Nachricht: Eine Hausverwaltung kostet zwar im ersten Moment Geld, spart aber auch an anderer Stelle Kosten ein. Denn eine gute Hausverwaltung arbeitet langfristig mit Dienstleistern und Handwerksbetrieben zusammen und erhält dadurch in der Regel bessere Konditionen. Außerdem können durch geschickte Planung und frühzeitige Mängelbeseitigung die Kosten für Reparaturen und Modernisierungen so gering wie möglich gehalten werden.
Übrigens können die Kosten für eine Hausverwaltung auch von der Steuer abgesetzt werden. Dafür stellt die Hausverwaltung eine Bescheinigung gemäß § 35 Abs. 3 EStG (für haushaltsnahe Leistungen bzw. Handwerkerrechnungen) aus.
Fazit: Warum benötigt man eine Hausverwaltung?
In der Regel verfügt kaum ein Eigentümer weder über die Zeit noch die Expertise, um die Verwaltung eines gesamten Gebäudes zu übernehmen. Hinzu kommt, dass die Neutralität vor allem bei Unstimmigkeiten gewahrt werden sollte, um rasch zu einer friedlichen Lösung zu kommen.
Wer in einer Eigentumswohnung in einem Mehrparteienhaus lebt, sollte daher mit den anderen Eigentümern über den Einsatz einer professionellen Hausverwaltung sprechen. Diese kümmert sich im Grunde um folgende Kernaufgaben:
- Kaufmännische Verwaltung (z.B. Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan)
- Technische Verwaltung (z.B. Modernisierungen, Instandhaltungen, Reparaturen)
- Administrative Aufgaben (z.B. Eigentümerversammlung, Hausordnung, Management von Dienstleistern)
Der Vorteil liegt auf der Hand: Mit einer guten Hausverwaltung können Eigentümer entspannt wohnen und sich auf einen persönlichen Ansprechpartner verlassen.