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FAQ - Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung kümmert sich um die administrativen Aufgaben bei der Verwaltung von Häusern und Wohnungen. Diese können sowohl von Eigentümern selbst bewohnt werden (sogenannte Wohneigentumsverwaltung– WEG Verwaltung) als auch vermietet sein (in dem Fall handelt es sich um eine Mietverwaltung). Nicht zu verwechseln ist die Hausverwaltung mit einem Hausmeister. Dieser ist in der Regel nur für handwerkliche Tätigkeiten verantwortlich und wird angestellt oder beauftragt- beispielsweise durch die Hausverwaltung. Eine Hausverwaltung kann gleichzeitig die WEG-Verwaltung als auch die Mietverwaltung in einem Objekt übernehmen.

Die Hausverwaltung ist gemäß §27 WEG für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig. Dies sind beispielsweise Gartenanlagen, Treppenhaus, Eingang, Briefkästen etc. Gesetzlich definiert ist Gemeinschaftseigentum das Eigentum, welches nicht dem Sondereigentum -also in der Regel der eigenen Wohnung sowie dazugehörigen privaten Kellerräumen- zugeordnet wird (§1 Abs. 5 WEG). Den genauen Leistungsumfang der Hausverwaltung regelt der Verwaltervertrag.

Die Er Immobilien Hausverwaltung übernimmt für ihre Kunden folgende Aufgaben:

  • Erstellen der jährlichen Hausgeldabrechnung, des Wirtschaftsplans sowie Aufstellen der Lohn- und Arbeitskosten
  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung
  • Zügige Umsetzung der Beschlüsse
  • Vertragsmanagement mit Dienstleistern und kontinuierliche Kostenoptimierung
  • Rasche Abwicklung von Versicherungsschäden
  • Organisation und Betreuung von Instandhaltungsarbeiten
  • Planen und Durchführen von Modernisierungen
  • Sondereigentumsverwaltung für Vermieter von Eigentumswohnungen
  • Online Dokumentenverwaltung über unser Serviceportal

Wichtig ist, dass die Eigentümergemeinschaft der Hausverwaltung vertraut. Denn für die Wohnqualität ist eine funktionierende Hausverwaltung ein ausschlaggebender Faktor. Neben dem Leistungsumfang kommt es vor allem auf die Kompetenz der Hausverwaltung an: Werden administrative Aufgaben, wie die Hausgeldabrechnung, korrekt und pünktlich erstellt? Ist die Hausverwaltung über aktuelle Rechtsprechungen und Neuverordnungen stets informiert? Ein weiteres Qualitätsmerkmal ist der Service: Gibt es digitale Kundenkonten, die lästigen Papierkram minimieren? Gibt es einen Ansprechpartner vor Ort, der die Immobilie langfristig betreut? Gibt es eine Notfallbetreuung?

Bevor Sie einer Hausverwaltung einen Auftrag erteilen, empfiehlt sich ein persönliches Gespräch vor Ort.

Da jedes Objekt individuell ist, sind Pauschalaussagen schwierig. Grundsätzlich wird ein Fixpreis pro Einheit pro Monat abgerechnet. Wie hoch dieser ist, hängt von dem vereinbarten Leistungsumfang, der Anzahl von Einheiten, der Lage und individuellen Bedürfnissen der Eigentümergemeinschaft ab. Fallen außerordentliche oder umfangreiche Sonderleistungen an, werden diese separat abgerechnet. Zu beachten ist beim Preisvergleich von Hausverwaltungen auch, dass man -wie in allen Branchen- bei vermeintlichen „Billiganbietern“ am Ende durch Misswirtschaft oder mangelnden Service eventuell draufzahlt.

Gut zu wissen: Die Kosten für die Hausverwaltung können Sie am Ende des Jahres als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

FAQ - WEG Verwaltung

Die Abkürzung WEG Verwaltung steht für Wohneigentumsverwaltung. Wer eine Wohnung kauft, lebt mit mehreren anderen Eigentümern in einem Gebäude. Verantwortlich für die Instandhaltung der eigenen Wohnung ist der Eigentümer selbst. Diese wird übrigens Sondereigentum genannt. Im Gegensatz dazu gibt es in einem Mehrparteienhaus auch Gemeinschaftseigentum, wie beispielsweise einen Garten oder das Treppenhaus. Dieses gehört anteilig allen Eigentümern. Um die Verwaltung und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums kümmert sich in der Regel eine externe Hausverwaltung.

Nein. Leben in einem Mehrparteienhaus verschiedene Eigentümer zusammen, können sie auch die Angelegenheiten des Gemeinschaftseigentums in Selbstverwaltung klären. Allerdings ist dies für die meisten Wohneigentumsgemeinschaften schwierig. Die Aufgaben sind zeitintensiv und bedürfen des passenden Know-Hows. Zum anderen ist eine Hausverwaltung allen Parteien gegenüber neutral- ein wichtiger Faktor für ein friedliches Zusammenleben.

In einem Mehrfamilienhaus gibt es Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum. Wenn Sie eine Wohnung kaufen, ist diese Ihr Sondereigentum. Auch Kellerräume oder eine Garage sind Ihr Sondereigentum. Für dieses sind Sie also selber verantwortlich. Ihnen gehört aber auch ein Anteil des Gemeinschaftseigentums. Dies ist beispielsweise der Hauseingang, das Treppenhaus, ein Gemeinschaftsgarten etc.

Reparaturen und Instandhaltungen werden über die Hausverwaltung veranlasst. Diese verwaltet nämlich das Budget (gemäß Wirtschaftsplan) und kümmert sich um die Abrechnung der Reparaturen. Ein weiterer Vorteil für die Eigentümer ist, dass wir als Hausverwaltung über ein Netzwerk aus Handwerkern und Dienstleistern verfügen. So können wir eine hohe Qualität gewährleisten und durch langfristige Verträge bessere Konditionen vereinbaren.

Besitzer einer Eigentumswohnung zahlen neben ihren regulären Nebenkosten (Wasser, Strom, Gas) auch die Verwaltungskosten sowie einen Teil der Gemeinschaftskosten des Gebäudes. Diese Kosten werden von der Hausverwaltung für das Kalenderjahr festgelegt und jährlich mit dem Wirtschaftsplan überprüft.

Einzelne Posten des Hausgeldes können unter anderem sein:

  • Abfallentsorgung
  • Strom für das gesamte Haus (z.B. Treppenhaus, Kellerräume)
  • Rücklagen für Instandhaltungen (hier gilt: je älter das Gebäude, desto höher sind die Rücklagen)
  • Wohngebäudeversicherung
  • Hausmeister
  • Reinigungsgebühren
  • Gartenpflege
  • Verwaltergebühr

Ist die Wohnung vermietet (siehe Sondereigentumsverwaltung bzw. Mietverwaltung), können einzelne Posten- sogenannte Betriebskosten- des Hausgeldes auf den Mieter umgelegt werden. Dazu zählen beispielsweise Reinigungsgebühren, Abfallentsorgung oder Stromgebühren. Nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen Verwaltungsgebühren oder Instandhaltungsrücklagen. Als Eigentümer können Sie diese Kosten allerdings in Ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Die finale Abrechnung der Hauskosten erfolgt einmal jährlich zum Jahresende. In der Hausgeldabrechnung werden die tatsächlich angefallenen Kosten detailliert aufgeschlüsselt und entsprechend auf die Einheiten verteilt. So ergeben sich entweder Nachzahlungen oder Rückerstattungen. Mit der Hausgeldabrechnung wird auch der neue monatliche Abschlagsbetrag für das folgende Kalenderjahr festgelegt. Dies wird bei der Eigentümerversammlung besprochen.

Die Bescheinigung nach §35 EStG (Einkommensteuergesetz) erstellen wir als Hausverwaltung einmal jährlich. In dieser Bescheinigung weisen wir die haushaltsnahen Dienstleistungen, wie Handwerkerkosten oder Reparaturkosten, aus.

Praktisch für Sie: Diese Kosten können Sie in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

In einem Mehrparteienhaus ist es natürlich wichtig, sich miteinander abzustimmen. Auch wenn Vieles heute digital erledigt werden kann, ist der persönliche Austausch für ein funktionierendes, harmonisches Zusammenleben ein Erfolgsfaktor. Dafür ist die Eigentümerversammlung gedacht. Hier kommen in regelmäßigen Abständen -mindestens einmal pro Jahr- alle Eigentümer zusammen. Die Eigentümerversammlung wird von der Hausverwaltung organisiert und koordiniert- eine enorme Entlastung für die Eigentümer. Die Themen der Eigentümerversammlung werden in der Tagesordnung vorab festgelegt und liegen den Eigentümern mindestens zwei Wochen vor der Versammlung vor. Bei dringenden Bedürfnissen können Eigentümer auch eigene Tagesordnungspunkte vorab anmelden.

Themen, die bei der Eigentümerversammlung besprochen werden können:

  • Sanierungsmaßnahmen
  • Hausgeldbeträge
  • Instandhaltungsmaßnahmen
  • Bauliche Veränderungen (z.B. wenn eine Partei ihren Balkon neu gestalten will)
  • Wirtschaftsplan

Die Eigentümerversammlung beschließt durch Abstimmung über die Maßnahmen. Die Hausverwaltung ist für das Protokoll der Versammlung zuständig und auch für die spätere Umsetzung der Beschlüsse.

Die Versammlung findet mindestens einmal pro Jahr statt. Stehen unterjährig dringende Entscheidungen an, die der Zustimmung der Eigentümergemeinschaft bedürfen, können auch außerordentliche Versammlungen terminiert werden. Die Hausverwaltung achtet bei der Terminierung der Eigentümerversammlung darauf, dass diese zu einem günstigen Zeitpunkt liegt.

Empfehlenswert ist das persönliche Erscheinen. Wenn ein Eigentümer aber verhindert ist, kann er einen Vertreter mit Vollmacht senden oder den Verwalter bevollmächtigen, für ihn abzustimmen. Da die Tagesordnung vorab feststeht, kann der Eigentümer seine Stimme also auch abgeben, wenn er nicht bei der eigentlichen Versammlung vor Ort ist. Ein Eigentümer ist nicht gezwungen, zu der Eigentümerversammlung zu erscheinen. Auch kann ein Eigentümer seine Stimme verfallen lassen, was wir als Hausverwaltung allerdings nicht empfehlen.

Der Inhalt des Wirtschaftsplans ist in §28 WEG (Wohneigentumsgesetz) geregelt. Danach muss die Hausverwaltung einmal jährlich einen Wirtschaftsplan für das Gebäude erstellen und diesen der Wohneigentümergemeinschaft vorstellen. Dafür eignet sich die Eigentümerversammlung. Im Grunde dient der Wirtschaftsplan der Übersicht und Transparenz der anfallenden Kosten für das Folgejahr gegenüber den Einnahmen. Dadurch setzt sich das Hausgeld zusammen. Kosten, die im Wirtschaftsplan aufgeführt werden, sind beispielsweise:

  • Abfallentsorgung
  • Stromkosten für das Gebäude
  • Verwaltungsgebühren
  • Instandhaltungsmaßnahmen
  • Reinigungsgebühren

Mit dem Beschluss des Wirtschaftsplans wird das Hausgeld pro Einheit festgesetzt.

FAQ - Mietverwaltung & Sondereigentumsverwaltung

Vermietet ein Eigentümer seine Immobilie und lässt das Mietverhältnis von einer professionellen Hausverwaltung verwalten, spricht man von einer Mietverwaltung. Diese hat den Vorteil, dass der Eigentümer bequem die Mieteinnahmen erhält, ohne sich um die anfallenden Aufgaben als Vermieter kümmern zu müssen.

Da jede Immobilie individuell ist, kann keine Pauschalaussage getroffen werden. Je nachdem, wie groß die zu vermietende Einheit ist, wie viele Wohnungen vermietet werden und wo sich die Immobilie befindet, berechnet sich der Preis für die Mietverwaltung.

Die Mietverwaltung übernimmt die Rolle des Vermieters. Dies hat den Vorteil für den Mieter, dass er jederzeit einen professionellen Ansprechpartner hat. Für den Eigentümer ist die Mietverwaltung eine große Arbeitsentlastung und kann auch vor rechtlichen Auseinandersetzungen schützen. Denn als Vermieter hat man Rechte und Pflichten, so dass viele Eigentümer auf die Expertise einer Hausverwaltung zum Zweck der Mietverwaltung vertrauen.

Aufgaben, die die Er Immobilien Hausverwaltung für ihre Kunden im Rahmen der Mietverwaltung übernehmen:

  • Akquise von neuen Mietern
  • Serviceorientierte Kommunikation mit Ihren Mietern
  • Erstellen der Betriebskostenabrechnungen
  • Management der Zahlungseingänge
  • Umsetzen von Mieterhöhungen
  • Mahn- und Klagewesen
  • Regelmäßige Objektbegehung
  • Betreuen von Handwerkern und anderen Dienstleistern
  • Abwickeln von Versicherungsschäden
  • Umsetzen von Modernisierungen und Instandhaltungen
  • Vorbereitung der Einnahmen-Ausgaben Rechnung für Ihre Steuerunterlagen
  • Vertragsmanagement mit Dienstleistern und kontinuierliche Kostenoptimierung
  • Buchhaltung
  • Online Dokumentenverwaltung über unser Serviceportal

Die Sondereigentumsverwaltung (kurz SEV) ist auch eine Form der Mietverwaltung. In der Regel bezieht sich diese allerdings nur auf eine oder wenige Wohnungen, die von Eigentümern vermietet werden. Die Aufgaben in der Sondereigentumsverwaltung (SEV) decken sich mit denen der Mietverwaltung.

Der Preis für die Sondereigentumsverwaltung hängt von der zu vermietenden Immobilie, der Lage und dem vereinbarten Leistungsumfang ab.

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